En

Ru

Франшиза
→
Блог
→
Всё о коммуникациях в проекте

6 мин чтения

Всё о коммуникациях в проекте

Краткое пособие по грамотной коммуникации для менеджеров чтобы тратить меньше и работать эффективнее.

Содержание

Что такое управление коммуникациями
Как составить коммуникационный план
Правила коммуникации в проекте

16.10.2024

Всё о коммуникациях в проекте

Любая командная работа строится на коммуникации. Управление коммуникацией – базовый навык руководителя команды проекта. Менеджеры, ведущие свою коммуникацию плохо, только из-за этого могут потерять до 56% проектного бюджета.

Рассказываем, как руководить так, чтобы работа шла гладко и эффективно.

Что такое управление коммуникациями

Это планирование, сбор, создание, распространение и контроль информации между всеми участниками проекта. Эффективное управление коммуникациями помогает достичь целей проекта с минимальными затратами, снизить риски и разрешить конфликты.

Большую часть своего рабочего времени менеджеры тратят на общение и передачу информации. Здесь их задача – ничего не упустить, своевременно донести до каждого участника информацию, минимизировать конфликты и учесть обратную связь.

Цели коммуникаций в проекте

Направлены на достижение ясности и прозрачности в процессе взаимодействия всех участников. К ключевым целям относятся:

Информирование участников: каждый должен быть в курсе актуального состояния проекта, задач, сроков и ожидаемых результатов.
Координация действий: согласование действий команды и обеспечение слаженной работы.
Предотвращение и разрешение конфликтов.
Принятие решений: оперативно и основано на актуальных данных.

Эффективное управление коммуникациями – залог успеха проекта.

Виды коммуникаций в проекте

Все коммуникации делятся на регулярные и ситуативные: регулярные происходят по заранее установленному графику (еженедельные встречи), ситуативные – по мере необходимости (экстренные уведомления). В них входят:

совещания участников;
встречи по этапам работы, для представления результатов и для обсуждения ошибок в ходе работы;
презентация проекта заинтересованным лицам.

Процесс управления коммуникациями проекта цикличен и состоит из нескольких этапов:

1. Планирование: определение потребностей в коммуникациях и разработка плана, который включает график, каналы и формы взаимодействия.

Здесь руководитель указывает, кто и что обеспечивает коммуникацию и что нужно делать после получения информации. Уточните у заинтересованных сторон, как часто и насколько подробные отчёты они хотят получать.

2. Реализация: руководитель общается со всеми сторонами и участниками, организует и передаёт информацию, помогает решать проблемы и конфликты, анализирует происходящее и планирует следующие шаги.

3. Контроль: получение обратной связи по проекту и оценка эффективности коммуникаций, корректировка плана при необходимости.

Иногда обратную связь лучше получать, общаясь со стороной один на один.

Как правильно давать обратную связь сотрудникам

Как составить коммуникационный план

Это документ, описывающий участников, способы и график коммуникации. Его цель – структурировать все заинтересованные стороны и информацию, которую они будут получать. Перед тем, как его составлять, нужно:

Определиться с объёмом работы и дедлайнами;
Распределить ответственность по участникам;
Разработать план работы над проектом, один из пунктов которого – коммуникационный план;
Собрать всю информацию об участниках и стейкхолдерах.

Сам план должен отвечать на вопросы:

1. Кто?

Этот пункт описывает участников коммуникации в проекте. Из них:

Заказчики: основные инициаторы проекта, заинтересованные в его успешной реализации.
Руководитель проекта: лицо, ответственное за организацию и координацию всех процессов.
Команда проекта: исполнители задач, чья эффективность напрямую зависит от качества коммуникаций.
Стейкхолдеры: внешние и внутренние участники, заинтересованные в проекте (спонсоры, пользователи, поставщики и др.).

2. Что?

Какую информацию и в каком формате должна получить каждая из сторон проекта.

3. Когда?

Время и место коммуникаций для каждой группы или отдельного участника.

4. Как?

По каким каналам связи и кому информация будет передаваться. Здесь стоит подумать, какие из них (мессенджеры, почта, личные встречи) будут более эффективны и удобны получателям.

Также – в какой форме информация будет передана. Текст, изображения, таблицы, отчёты.

Любая информация должна быть доставлена своевременно и в понятной форме.

Примерный план будет выглядеть так:

Что: Информация по проекту
Кому: Заказчику
Как: На почту в формате отчёта .docx
Когда: За сутки до еженедельной встречи

Правила коммуникации в проекте

Смысл коммуникации в том, чтобы получатель понял и принял информацию, а не в том, чтобы её отправить. Доносите важное в понятной для конкретного человека форме. Это может быть личная встреча, звонок, структурированное сообщение или наглядный график. Для этого спросите заранее, в какой форме участникам будет удобно получать информацию.
Коммуникации бывает много. Не ставьте команде ежедневные созвоны только ради формальности, если она в них не нуждается. Это только отнимет время.
Учитывайте положение и интересы каждого. И руководителям, и рядовым сотрудникам коммуникация нужна одинаково – информируйте всех и учитывайте специфику коллектива.

Говорите последовательно, ясно и коротко, формулируя информацию в понятной и доступной форме. Учитывайте и прописывайте нюансы, объясняйте и делайте гайды, если получатель с чем-то не знаком – всё должно быть настолько кристально чисто, насколько возможно. Не надейтесь, что вас поймут с полуслова.