HR-процессы: виды и автоматизация

Франшиза
→
Блог
→
HR-процессы: виды и автоматизация

7 мин чтения

Хотите упростить себе работу? Почитайте о том, как использовать системы управления персоналом и интересные фишки для выполнения задач.

Содержание

Что можно автоматизировать?
Разбираемся с наймом персонала
Оценка работы человека, его сильных и слабых качеств
Поощрение и вознаграждение
Поощрение и вознаграждение
Увольнение сотрудников

20.11.2024

HR-процессы: виды и автоматизация

Умение автоматизировать HR-процессы - ключ к экономии ресурсов и обеспечения комфортных условий для всех. Сделать это можно с помощью программ и сервисов. Они есть для любых задач: найм, оценка эффективности, бронирование рабочего места и т.д.

Сегодня рассмотрим, что конкретно поможет вам в управлении HR-процессами.

Нередко автоматизация будет стоить денег. Иногда платить придется за каждого сотрудника. Поэтому автоматизация нужна на всем.

Что можно автоматизировать?

Все, что получится занести в таблицу или календарь:

Подбор персонала
Найм
Оценка продуктивности
Выдача зарплаты
Дополнительные премии
Штрафы
Нематериальная мотивация
Увольнения

Все это можно автоматизировать с помощью полезных программ.

Разбираемся с наймом персонала

Кандидатов нужно:

Найти. Это бывает сложно, если требуется профи.
Подобрать и оценить количество знаний.
Подготовить к выходу на работу. Как минимум: подготовить рабочее место, предупредить команду, рассказать новичку больше о компании и т.д.
Адаптировать. Чтобы сотрудник меньше переживал и быстрее прижился в компании.
Дать план, если работник прошел испытательный срок.

Выгорание и обычная усталость имеют схожие симптомы.

И это минимум. Вот как такие процессы можно автоматизировать:

Чат-боты. Они будут задавать вопросы и заранее давать ответы. Еще есть аудио-боты, делают то же самое, но посредством обзвона.
С горой резюме помогут справиться системы отслеживания кандидатов. Например, вы можете воспользоваться Bernie Portal. Эта программа поможет составить тесты, заниматься рассылками и проверять статусы заявок.
Использовать онлайн-сервисы. Это как системы отслеживания персонала, только дешевле. Есть, к примеру, “Хантфлоу”. Там размещать вакансии можно прямо из сервиса.

А еще используйте планировщики. Там можно посмотреть даты созвонов и собеседований.

У “Хантфлоу” есть возможность вести переписки в нескольких мессенджерах, а также заводить карточки сотрудников. Источник.

Оценка работы человека, его сильных и слабых качеств

В большинстве компаний качество работы сотрудников отслеживается. Это делается при помощи KPI - ключевых показателей эффективности. У продавцов-консультантов, например, в качестве KPI может выступать продажи по разным категориям.

Поэтому первое, что нужно сделать - создать прозрачные KPI, чтобы и вы и работник могли оценить результат. Далее делается индивидуальный план развития работника. В случае с продавцом это может выглядеть так:

Первые дни он наблюдает за работой персонала и учит методички.
Следом идет заучивание чек-листа по продажам и практика под патронажем старшего продавца.
В конце месяца сдается небольшой экзамен, в котором работник отвечает на вопросы.
При успешном прохождении сотрудника отправляют на тренинг, где рассказывают как и что продавать.
В дальнейшем можно ввести дополнительный экзамен, в котором нужно будет отвечать на вопросы по ассортименту в магазине.
Если сотрудник не справляется - можно отправить его на повторный тренинг, а также дать время на заучивание информации о товаре.

Автоматизировать это помогут системы управления персоналом. Разберем это на сервисе “Моя команда”. С его помощью можно:

Источник.

Заниматься онбордингом. Есть список задач и методички, которые дадут возможность адаптироваться. Так как на испытательном сроке нагрузка меньше, часть рабочего времени можно будет потратить на самообучение.
Так можно указать цели не месяц, планировать встречи и даже подобрать план на день.
Подготавливать тесты.
Заниматься опросами.

Также есть системы таск-трекеры. К ним относится “Битрикс 24”. Там проще отслеживать эффективность (для этого есть специальный параметр). В сервисе с сотрудниками можно чатиться и назначать встречи.

Поощрение и вознаграждение

В зависимости от показателей эффективности работников могут финансово поощрять. Чаще всего это делают с помощью премий, но иногда можно встретить нематериальную систему поощрения. Также зарплата может пересматриваться исходя из инфляции.

Автоматизировать все можно при помощи ERP-систем. Одной из них является 1С. Для примера вернемся к нашему продавцу:

У него поставлен план продаж на месяц, в котором могут быть разные категории. В зависимости от процента выполнения плана меняется зарплата. Например, там могут быть три категории: план может быть выполнен ниже, чем на 75%, ниже, чем на 100% и перевыполнен. В каждой категории может быть свой процент выплат.
Можно устраивать соревнования между продавцами. Лучшие будут получать подарки.

Такие таблицы можно создать в 1С. Обычно отчеты заполняют сами сотрудники. В дальнейшем можно будет не только выписывать премии, но и отслеживать эффективность.

Так может выглядеть план продаж.

Улучшение рабочих условий

На собеседовании могут задать вопрос: “Что для вас важнее всего в работе?”. Иногда для этого дают отдельный бланк, который позволяет выделить ключевые ценности. Проводя такие опросы, фирма понимает, на что нужно делать упор.

Улучшить работу внутри коллектива помогают следующие аспекты.

Четкое формулирование обязанностей. Зона ответственности понятна, равно как и система поощрений.
Условия работы. Рабочие места должны быть удобными, а график работы - нормированный.
Дополнительные преимущества. Это может быть бесплатный кофе или обед за счет организации. Компании могут предложить абонемент в спортзал или покрывать расходы на дорогу.
Проведение тренингов для руководителей. Улучшает общую атмосферу в коллективе.
Гибкий график. Удаленка или возможность выбирать нагрузку.

Также полезными будут программы развития. Это могут быть тренинги, пособия с методичками, менторство и т.д. В зависимости от направления у вас будет набор программ, упрощающих работу. Вот несколько примеров:

С помощью Unspot можно бронировать рабочие места и переговорные комнаты. Все синхронизируется с помощью дашбордов.
“Контур.Персонал” даст возможность работать с больничными и отпусками. Также он поможет формировать приказы.
“Поток опросы” даст возможность быстро опрашивать большое количество людей. При создании опросов сервис дает подсказки, а анализируется все в едином формате.

Если работников мало - опросы можно анализировать вручную. Иногда это дешевле.

Увольнение сотрудников

Процесс доставляет проблем как сотруднику, так и руководителю. Поэтому лучше сделать его мягким для всех. При увольнении задействуется руководство сотрудника, HR, бухгалтерия и т.д. Процесс выглядит так:

Принимается решение об увольнении. Формируются нужные документы.
Сотрудника уведомляют о том, что он будет уволен.
В течение двух недель он завершает и передает свои дела. HR, тем временем, начинает искать замену.
Происходит начисление заработной платы.
Работнику закрывают доступ к сервисам компании.

Важно, чтобы на каждом из этапов не было проблем. Поэтому лучший способ автоматизации - инструктаж всех задействованных сотрудников.

В нашей компании в коллективах стараются сделать комфортную атмосферу. Для профессионального роста новичкам дают полезные пособия и методички, благодаря которым они могут вырасти как специалисты. Если вы хотите быть учителем и получать конкурентную зарплату - подавайте заявку здесь.