Как правильно давать обратную связь сотрудникам

Франшиза
→
Блог
→
Как правильно давать обратную связь сотрудникам

9 мин чтения

Объясняем, что такое позитивная обратная связь по работе сотрудника, почему всё это время вы давали её неправильно и как это нужно делать.

Содержание

Что такое обратная связь и зачем она нужна
Какой должна быть обратная связь
Готовые модели построения обратной связи
Как принимать обратную связь

01.05.2024

Как правильно давать обратную связь сотрудникам

Любой бизнес держится на общении. Верно выразиться, поставить задачу, объяснить и высказать своё мнение, не задев собеседника и не потеряв лицо, нужно уметь. Одно из таких коммуникативных умений – дача обратной связи.

По такой же схеме работают кадровые отделы в любых других организациях. Контроль работников и их документов – всё, что делает кадровик.

Что такое обратная связь и зачем она нужна

Обратная связь или фидбэк (от англ. feedback) в рабочем контексте – реакция на выполнение задачи. Это комментарий, который даёт сотруднику начальник, коллега или заказчик, о том, как была выполнена работа.

Потребность в обратной связи в нас присутствует с детства: мы ждём похвалу от родителей за хорошие оценки, уважение от друзей за достижения и, конечно, нам приятно, когда нас поощряют на работе.

Но очень редко работа заслуживает одной только похвалы. Каждая выполненная задача и проект учат нас, выстраивают коммуникацию и развивают бизнес. Поэтому здесь фидбэк становится важным инструментом в управлении персоналом, который влияет на:

мотивацию и производительность;
отношения и атмосферу внутри коллектива;
исправление предыдущих ошибок в будущих проектах;
успех всего бизнеса.

Позитивно или негативно – зависит от качества обратной связи. И хвалить, кстати, тоже нужно уметь.

Базовая вежливость прежде всего!

Какой должна быть обратная связь

Перед тем, как писать кому-то личный отзыв о их работе, стоит учесть несколько правил хорошей формулировки. Они относятся к любому фидбэку: большие проекты, маленькие, одноразовые сделки или долгое сотрудничество.

1. Оставьте эмоции при себе

Любая проблема решаема – и лучше всего решать её конструктивным диалогом.

Иногда негодование невозможно скрыть, но не выражайте его грубыми словами. Агрессия вызывает лишь ответную агрессию, выставляет адресанта не в лучшем свете и часто рубит на корню всю мотивацию. А сохранить её для дальнейшего прогресса – наша главная задача.

Так, вместо того, чтобы ругать и ругаться, объясните сотруднику проблему и помогите её решить. Предложите обговорить сроки, изменить формат задач или выстроить шаги по достижению нужного результата. Некоторые навыки, привычки и информация требуют времени для усвоения, и если вы договоритесь и поспособствуете этому – всем будет лучше.

Не позволяйте эмоциям влиять на ситуацию.

2. Будьте конкретными

Ваш фидбек, как и задачи, должен быть чётким, чтобы сотрудник понимал, что именно нужно исправить. Избегайте общих формулировок типа "ты должен стараться лучше" и сконцентрируйтесь на конкретных действиях и результате.

Полезно использовать цифры – очень наглядный способ показать результат. Если у вас есть какая-либо статистика, которой вы можете подкрепить свои слова – используйте её.

3. Будьте конструктивными

Цель обратной связи – указать на сильные и слабые стороны и помочь сотруднику стать лучше. Поэтому она должна быть построена на конструктивных замечаниях и предложениях по улучшению.

Необязательно подробно разбирать все действия коллеги и указывать на каждую ошибку. Отметьте самое важное и напишите, что вы хотели бы видеть в дальнейшей совместной работе.

4. Давайте фидбэк сразу

Чем быстрее сотрудник услышит ваше мнение, тем эффективнее он сможет проанализировать свою работу и подумать о том, что стоит исправить, пока рабочий процесс ещё свеж в голове.

5. Слушайте, что вам отвечают

Обратная связь – это двусторонний процесс, поэтому важно слушать и учитывать мнение того, кому вы её даёте. Возможно, он видит ситуацию с другой стороны, объяснит свою точку зрения и даст ценные рекомендации вам.

6. Хвалите

Старайтесь отмечать положительные моменты в чужой работе – это мотивирует на дальнейшие достижения. К тому же, ложка мёда в бочке дёгтя помогает сгладить углы.

Теперь попробуем применить эти советы на практике.

Примеры плохой обратной связи:

❝ Ты отлично поработал в этом месяце, так держать!

и

❝ Который раз ты сдаёшь отчёты с ошибками! Сколько можно отправлять их на перепроверку? Это тормозит весь отдел!

Прогоним их через фильтр наших пунктов о том, как нужно формулировать фидбэк, и получим хорошую обратную связь:

❝ В этом месяце ты сдавал все проекты вовремя и с минимальными правками, и закрыл все задачи в плане, а финансовые показатели выросли на 22%! Это больше, чем мы ожидали за такой короткий срок. Надеемся, нам удастся сохранить такой темп и дальше.

и

❝ Ты молодец, что сдаёшь отчёты заранее, так я могу собрать информацию воедино и подготовиться к совещанию. Но они часто не доработаны, а лишние перепроверки занимают время. Давай вместе поработаем над этим. Может, стоит изменить твоё расписание или дать тебе больше времени на отчёты? Я вижу, что ты хорошо разбираешься в теме и можешь работать лучше.

Предложите оппоненту несколько вариантов решения проблемы. Это начнёт конструктивный диалог, и, возможно, он предложит несколько своих, а вы узнаете причину недоработок.

Как выбрать идеального преподавателя для детской школы программирования

Готовые модели построения обратной связи

Фидбек можно составлять по готовым схемам. Да-да, за вас всё уже давно придумали. Самые популярные из них – SOR, BOFF и бутерброд, и используются они в разных ситуациях.

SOR

Расшифровывается как "Standart, Observation, Result", с английского «Стандарт, Наблюдение, Результат». Эта модель используется, когда у сотрудника есть чёткий план и требования к работе. Здесь мы:

S – Описываем правила, по которым должен работать сотрудник, и зачем они нужны;

O – Рассказываем о проблеме;

R – Показываем, к чему это приводит.

Пример

❝ Твоя обязанность по договору – писать три поста в день, чтобы наша статистика стабильно росла. На этой неделе ты писал то по одному, то по четыре поста, из-за чего они выходили нерегулярно. Это снизило наши охваты и приток клиентов. Пожалуйста, распредели ресурсы и время равномернее.

BOFF

Используется для коррекции дисциплины и работы над большими проектами. Разберём аббревиатуру по буквам:

Behaviour – поведение. Здесь мы рассказываем, как и какие действия сотрудника привели к проблеме.
Outcome – результат. Описываем, что из этого вышло.
Feelings – чувства. Поясняем, как результат повлиял на производство и какие эмоции вызвал.
Future – будущее. Высказываем надежды на будущее поведение сотрудника или предлагаем свои решения.

Пример

❝ Ты вписал в план поставок сроки короче, чем обычно. Продукты не успели приехать вовремя, и из-за этого задержалось несколько заказов. Это очень расстроило наших клиентов, и один из них сказал, что больше не будет к нам обращаться. В следующий раз не спеши, тщательнее проверяй план или попроси коллегу его перепроверить, чтобы такого больше не повторялось.

Бутерброд

Универсальная схема для коррекции результатов. Она состоит из трёх слоёв: похвалить – поругать (и обсудить дальнейшие действия) – похвалить.

Пример

❝ Мы давно не видели таких интересных кейсов. Ваша креативность как всегда на высоте и даже лучше, чем мы думали. Но несколько показателей в вашем плане сильно превышают наши возможности. Давайте подкорректируем другие или найдём альтернативу. Мы уверены, с вашим опытом и навыками мы быстро придём к ещё более отличному результату.

Важно: Не работайте всегда по одной схеме! Например, бутерброд быстро приедается и теряет эффект. Формируйте свой фидбек по-разному, но не забывайте о чётких объяснениях и совместном решении проблемы.

Как принимать обратную связь

Мы уже говорили, что обратная связь – двусторонний процесс. Умение её принимать не менее важно, чем умение формулировать. Вот пара советов, как:

Не принимайте её близко к сердцу. Обратная связь – это возможность узнать свои слабые стороны и улучшить свою работу. Воспринимайте её как конструктивную критику вашей работы, а не вас лично.
Задавайте уточняющие вопросы. Если вам дают «плохой» фидбэк – уточняйте, что именно не понравилось адресанту и что вы можете сделать, чтобы это исправить.
Будьте готовы к изменениям. Даже если обратная связь кажется неприятной – в ней наверняка есть доля правды, и она может помочь вам стать лучше в своей работе.
Обдумывайте советы и применяйте их. Используйте фидбэк как инструмент для своего развития: разрабатывайте план действий и не допускайте прошлых ошибок

Позитивная обратная связь сотруднику любой сферы помогает развиваться и улучшает результаты. Высказывайте и используйте её правильно – и работа будет намного приятнее и эффективнее.

Хотите начать свой бизнес? Как насчёт франшизы? Школа программирования CODDY работает с франчайзи более, чем в 150 городах. Достигаем высот и преодолеваем любые трудности вместе.