Зачем организации нужен специалист по кадрам

Франшиза
→
Блог
→
Зачем организации нужен специалист по кадрам

8 мин чтения

Каждая компания должна вести отчётность, но везде ли нужен кадровик? Рассказываем о том, какие документы он составляет, что делает помимо этого и какого человека нужно искать на эту должность.

Содержание

Кто такой специалист по кадрам
Перечень обязательных кадровых документов компании
Требования к специалисту по кадрам

15.05.2024

Зачем организации нужен специалист по кадрам

Кадровый специалист есть в любой организации со штатом сотрудников – он организовывает и ведёт отчёты о работе всего коллектива. Не делать этого нельзя: каждый месяц компании должны сдавать несколько кадровых отчётов в контролирующие органы. Штраф за отсутствие или неправильное ведение кадрового учёта для организаций достигает 50 тыс. рублей.

Так что это за специалист, что входит в его обязанности и как найти хорошего? Сейчас разберёмся.

Кто такой специалист по кадрам

Кадровик или специалист по кадровому производству занимается управлением персоналом. Формально – комплектует предприятие необходимыми кадрами и ведёт по ним документацию, но этим его обязанности не ограничиваются.

Так, функции специалиста по кадрам включают:

1. Рекрутмент – поиск, подбор и наём новых сотрудников. Точнее:

изучение рынка труда и составление объявлений о вакансиях;
установление связи с учебными заведениями для поиска стажёров и будущих специалистов;
расстановка новых кадров по должностям;
контроль перевода и увольнения работников и внос соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.

2. Адаптацию – сопровождение и помощь новым и вновь прибывшим работникам, а именно:

обучение персонала всему необходимому для работы;
выращивание профессионалов внутри организации – стажёров и молодых специалистов.

3. Развитие – мотивация и поддержка эффективности работы организации, включая:

разработку трудовых планов, мер по снижению текучести и мероприятий по улучшению трудовой дисциплины;
составление предложений по развитию, обучению и повышению квалификации кадров.

4. Выдачу документов – справки, компенсации, воинский учёт, оформление пенсий и отпусков а также слежка за соблюдением их графиков.

За всё это необязательно отвечает только один человек. В крупных компаниях существуют целые HR-отделы (отделы кадров), где разные функции выполняют разные люди.

Например, специалист по кадрам в школе ведёт учёт личного состава школы, работает с личными делами и трудовыми книжками работников, оформляет отпуска, пенсии и льготы, и готовит материалы для квалификационных комиссий. Он – связующее звено между директором и всеми остальными работниками. Вернее, их документами.

По такой же схеме работают кадровые отделы в любых других организациях. Контроль работников и их документов – всё, что делает кадровик.

Специалист по кадрам также называется HR-специалист (HR – Human Resources, с англ. Человеческие Ресурсы).

Как открыть частную школу: создание детского центра дополнительного образования

Когда компании нужен HR-специалист?

«Заводить» специалиста по кадрам можно, когда в штате насчитывается свыше 100 человек. Если сотрудников больше 300, стоит взять ещё одного специалиста, а далее – создать отдел и распределить HR-функции.

Нет установленной нормы по количеству сотрудников, которых «ведёт» кадровик. Оптимальная цифра – 150-250 человек.

Можно ли обойтись без кадрового специалиста?

Можно. Законодательство не обязывает его иметь. При небольшой численности компании обязанности кадровика может выполнять секретарь, бухгалтер или менеджер.

Ещё один вариант – руководитель может подписать договор об оказании услуг со сторонней организацией, которая будет вести кадровый учёт.

Специалист по кадрам также называется HR-специалист (HR – Human Resources, с англ. Человеческие Ресурсы).

Перечень обязательных кадровых документов компании

Должность специалиста по кадрам, помимо ежемесячного отчёта о численности и зарплате работников, покрывает целый список важного документооборота. В него входят:

1. Трудовые договоры всегда составляются в двух экземплярах при приёме сотрудника на работу, и дополняются соглашениями при изменении своих условий.

2. Трудовые книжки – обязательные кадровые документы любой организации. Они подтверждают стаж работника и существуют в бумажном и электронном вариантах.

Бумажные трудовые книжки обязаны числиться в книге учёта движения трудовых книжек.
Электронные трудовые книжки содержатся в облачном сервисе документооборота, например, Битрикс24 или TrustDoc.

3. Приказы о приёме на работу, увольнении, переводе, премировании и т. д. Это стандартная процедура, но не всегда обязательная. Например, согласно ст. 68 ТК РФ приём на работу оформляется только трудовым договором.

4. Штатное расписание учитывает всех работников компании. Туда входят структурные подразделения, их составы и должности работников со всей дополнительной информацией о разрядах и классах. Это важнейший кадровый документ, помогающий оценить численность организации.

5. Правила внутреннего трудового распорядка устанавливают режим работы и отдыха, порядок приёма и увольнения сотрудников и права и обязанности сторон. С этим документом должен быть ознакомлен каждый сотрудник.

6. Табель учёта рабочего времени фиксирует время, отработанное каждым сотрудником. Но его основе начисляется заработная плата.

7. График отпусков составляется за две недели до начала следующего календарного года и подписывается работником за две недели до начала его отпуска.

8. Положение об оплате труда составляется при особых правилах оплаты и, помимо самой оплаты труда, содержит информацию об оплате сверхурочных, премиях и других бонусах.

9. Расчётный лист содержит всю информацию о зарплате: размер и время выплат, общая сумма, основания задержек и т. д. Он не имеет стандарта, поэтому каждая организация составляет свой расчётный лист и утверждает его другим кадровым документом. Например, приказом.

10. Положение о персональных данных (далее – ПД) содержит состав ПД, правила их обработки и передачи третьим лицам и права и обязанности работников при обработке ПД.

Но перед обработкой ПД каждый сотрудник должен дать согласие на обработку ПД. В ином случае нарушитель несёт материальную ответственность – штраф в размере до 100 тыс. рублей.

Все эти документы проверяются государственными контролирующими органами: Роскомнадзором, Государственной инспекцией труда, Федеральной налоговой службой и прочими. Все бумаги и отчёты должны подписываться и сдаваться своевременно – за этим ведётся чёткий контроль.

Требования к специалисту по кадрам

Включают в себя набор знаний и умений касаемо кадрового документооборота. Разделим их и рассмотрим подробнее:

Кадровый специалист должен знать:

Трудовой кодекс страны. Актуальные правила и нормы охраны труда.
Теорию кадрового производства. Как избирать сотрудников, как оформлять, вести и хранить кадровую документацию – всё о том, как и какие отчёты сдаёт кадровик.
Специфические знания в сфере работы организации. Это включает в себя как работу с особыми документами и формами, так и структуру и штаты организации, её специализацию и перспективы развития.

Высшее образование по направлению «Управление персоналом» также обязательно. В ином случае требуется профессиональная переподготовка.

Кадровый специалист должен уметь:

Работать в Microsoft Office. Особенно с текстовым редактором Word – все документы составляются в нём.
Работать в 1C: Зарплата и Управление. Это программа для автоматизации кадровой политики и расчёта заработной платы сотрудников компании.
Составлять отчёты по существующим нормам. Также работать с личными делами и карточками, трудовыми книжками и договорами, ЛНА (локальные нормативные акты), приказами (о приёме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, командировки и т. д.), табелями по учёту рабочего времени и явки сотрудников.

HR-специалист также должен быть ответственным, внимательным и аккуратным в работе с документами.

Заключение

Подведём итог. Наличие кадровика в компании:

организовывает предприятие и упорядочивает отношения между начальством и подчинёнными;

формирует качественную работу с документами. Если до этого наймом и адаптацией сотрудников и документооборотом занимался начальник или секретарь, делегирование работы с кадрами на отдельного человека сделает её качественнее и эффективнее;

позволяет избежать штрафов и конфликтов в вопросах документооборота;

развивает компанию – уменьшает текучку кадров, ускоряет поиск новых квалифицированных сотрудников и позволяет им быстрее влиться в работу.

Открыть свой бизнес и справиться со всеми документами будет легче с франшизой. Присоединяйтесь к команде школы программирования CODDY – мы знаем, что делаем.